Examiner la question de la conférence de la sécurité financière. Vous pouvez le faire comme un moyen d'attirer l'entreprise, et les fonds de sponsors et participants. Faire des calculs économiques et de déterminer combien d'argent devra être versé aux participants.
La Commission, à sa première réunion devrait se prononcer sur le programme de la conférence, les résumés et les exigences de soumettre des rapports, la date limite pour leur soumission. Il est nécessaire d'envoyer des invitations à la conférence à tous les participants potentiels. Habituellement, cela se fait par e-mail, et appliquée à la lettre et les exigences du programme à respecter par les rapports et les thèses. Dans la même lettre, préciser le coût de participation à la conférence. Dans une lettre d'accompagnement, demander au destinataire de vous informer de sa participation ou le refus de celui-ci. Si vous acceptez, les participants non résidents doivent vous informer que, ont-ils besoin pour trouver un hôtel.
Traiter toutes les informations reçues et de déterminer le nombre de participants. Sur cette base, faire de la place dans l'auberge, préparer des polycopiés pour les participants et faire de la place pour des expositions thématiques et des réunions.
Ordre dans le programme d'impression des réunions, prendre des dispositions pour imprimer des résumés qui seront présentés au participant immédiatement après l'enregistrement, avant les réunions. Vous pouvez également commander les badges, qui doivent être spécifiés noms et patronymes, les positions et les organisations où les participants.
Basé sur les besoins des participants, équiper votre chambre, qui sera l'hôte de la conférence. Très probablement, vous aurez besoin d'un équipement spécial - microphones, ordinateur, projecteurs, écrans de projection. Assurez-vous que la salle était un nombre suffisant de prises électriques.
Organiser une conférence alimentaire participants. Vous pouvez convenir avec quelques cafés à entre les réunions pouvaient tous boire une tasse de café ou à proximité d'y aller pour le déjeuner.
Préparer le matériel et les documents à distribuer aux participants lors de l'inscription. Veillez à insérer dans chaque ensemble de stylo, bloc-notes programme.